Spojit se s ArtememSměny, docházka a výplaty: 10–15 hodin týdně zpět manažerovi.
Síť restaurací s desítkami lidí na směny. General Manager ručně kontroloval nástupy, připomínal směny a dohledával chyby v docházce.
10–15 h
týdně zpět General Managerovi
100 %
kontrola nástupů a odchodů
30–40 %
méně chyb v účetnictví
50–70 %
méně pozdních příchodů
Klient
Síť restaurací, kde směny drží jeden člověk.
Desítky zaměstnanců na směny, řízení docházky a komunikace s personálem na General Managerovi. Komerční docházkové systémy byly drahé, nepřehledné a nešly propojit s účetnictvím.
Klient chtěl levnější a pružnější řešení, které si sedne na jeho procesy, ne naopak.
Výchozí situace
Nejasná docházka
Zaměstnanci zapomínali na příchod nebo odchod, nebo ho zapisovali mimo restauraci.
Ztracené údaje
Komerční platformy byly drahé a nešly propojit s interními systémy ani s účetnictvím.
Zátěž na vedení
Manažer ručně kontroloval směny, připomínal nástupy a řešil chyby v docházce.
Co jsme udělali
Docházka v Telegramu, kde už tým je.
Bot v Telegramu, který zná plán směn. Identifikuje zaměstnance, potvrzuje nástup a odchod s polohou a po směně spočítá výdělek. Účetnictví dostane data samo.
Identifikace při nástupu
Telefonní číslo, geolokace pro ověření, že je člověk v restauraci, a směna, na kterou je plánovaný.
Příchod a odchod s polohou
Každá akce má záznam místa. Když ji někdo provede mimo restauraci, přijde upozornění a jde to vysvětlit.
Připomínky podle plánu směn
Bot ví, kdo má kdy směnu: pošle připomínku před nástupem i upozornění na ukončení.
Výpočet výdělku po směně
Odpracované hodiny, sazba, celková odměna a případné bonusy nebo pokuty. Bez dotazu na manažera.
Předání do účetnictví
Po uzavření období jdou data automaticky do účetního systému. Cyklus se uzavírá bez přepisování.
Výsledky
Uzavřený cyklus docházka, výplaty, účetnictví.
100 %
Kontrola docházky
Žádné falešné příchody ani zapomenuté odchody.
10–15 h
Týdně manažerovi
Odpadly kontroly, přepisování, dohledávání a urgování.
30–40 %
Méně chyb v účetnictví
Docházka je čistá, strukturovaná a validovaná.
50–70 %
Méně pozdních nástupů
Díky připomínkám před směnou a upozorněním na start.
0
Dotazů na výdělek
Zaměstnanci vidí hodiny, sazbu a odměnu sami.
1 systém
Místo tří nástrojů
Docházka, směny a účetnictví v jednom toku dat.
Jak jsme to počítali
Úspora manažera je jeho vlastní odhad odpadlých činností za týden: kontroly docházky, přepisování údajů, dohledávání a urgování. Kontrola docházky na 100 % znamená, že každý nástup a odchod má záznam s polohou. Rozsahy u chyb v účetnictví a u pozdních příchodů jsou porovnání klienta proti stavu před nasazením, proto je uvádíme jako rozsah.
Co je na projektu jinak
Vlastní systém vyšel levněji než krabice, která to neumí.
- Geolokační validace u každého příchodu a odchodu
- Docházka, směny a účetnictví propojené do jednoho systému
- Výdělky i pokuty vidí zaměstnanec přímo, bez manažera
- Vyšlo levněji a pružněji než komerční docházkové systémy
- Model se dá použít pro jakoukoli síť restaurací, kaváren nebo prodejen
Reakce klienta
Máme přehled o každé směně. Zaměstnanci vidí svoji odměnu sami. A účetnictví dostává čistá data.
General Manager sítě restaurací. Systém běží ve všech pobočkách po dvou měsících pilotu.
Další krok
Kolik času vám berou směny a docházka?
Řekněte, kolik lidí máte na směny a jaký účetní software. Ukážeme, jak by u vás vypadal uzavřený cyklus.