Spojit se s ArtememSchvalování faktur se přesunulo tam, kde vedení opravdu je.
Účetním Digitoo vyhovovalo. Vedení se do něj nechtělo přihlašovat kvůli jedné faktuře, takže schvalování stálo a splatnosti se protahovaly.
50–70 %
zrychlení schválení faktury
2 tlačítka
místo přihlášení do účetního nástroje
sekundy
od schválení do změny stavu v Digitoo
0
urgencí ze strany účetních
Klient
Nástroj byl v pořádku. Problém byl v tom, kdo ho má otevřít.
Vedení nehlídá notifikace v účetním nástroji, protože v něm nepracuje. Výsledkem byla zpožděná schválení, tlak na účetní, pomalejší cashflow a nervózní dodavatelé.
Nešli jsme měnit nástroj. Postavili jsme nad ním nadstavbu tam, kde vedení stejně je celý den.
Obsah notifikace
Jak to funguje
Nadstavba nad Digitoo přes API
Bot sleduje, kdy faktura ve workflow dojde na úroveň vedení. V tu chvíli odešle balíček informací.
Schválení jedním kliknutím
V notifikaci je PDF, částka, dodavatel, popis i splatnost. K tomu dvě tlačítka, schválit nebo odmítnout.
Odmítnutí se zeptá na důvod
Bot si vyžádá komentář, vrátí fakturu účetnímu oddělení a připojí k ní vysvětlení vedení.
Stav se aktualizuje zpět
Schválení přes API posune fakturu do další fáze a účetní tým výsledek okamžitě vidí.
Výsledky
Účetní přestali urgovat.
50–70 %
Rychlejší schválení
Vedení reaguje hned, protože je to jedna zpráva v aplikaci, kterou má otevřenou.
bez urgencí
Účetní nepřipomínají
Odpadlo obvolávání, připomínání a hlídání statusů ve workflow.
včas
Platby dodavatelům
Faktury schválené v termínu znamenají platby v termínu.
0
Nových nástrojů pro vedení
Nic se neinstalovalo a nikdo se nemusel nic učit.
Jak jsme to počítali
Zrychlení schválení je porovnání doby od chvíle, kdy faktura dojde na úroveň vedení, do jejího schválení, před a po nasazení. Snížení prodlev a spokojenost dodavatelů klient hodnotil slovně, proto u nich neuvádíme žádné procento. Radikální není číslo a nebudeme z něj číslo dělat.
Co je na projektu jinak
Nejlepší proces je ten, kterému nikdo neuhýbá.
- Digitoo tuhle možnost v základu nemá, postavili jsme ji jako vlastní nadstavbu
- Proces se přesunul do nástroje, který vedení používá každý den
- Odmítnutí není konec, ale vrácení s komentářem zpátky do workflow
- Minimální tření: dvě tlačítka a hotovo
Reakce klienta
Vedení schvaluje faktury v Telegramu, kde tak jako tak je. My přestali urgovat a splatnosti se srovnaly.
Účetní oddělení franšízové sítě. Bez uvedení jména na přání klienta.
Další krok
Na čem u vás stojí schvalování?
Řekněte, kde vedení tráví čas a jaký účetní software máte. Ukážeme, kudy postavit obchvat, který nikomu nepřidělá práci.